CIRCULAR N° 01 Asunto: CIRCULAR QUE ORIENTA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE INSTITUCIONES PÚBLICAS, PRIVADAS, MUNICIPALES O ESTADALES.

Circular 01
Caracas, 05 de Mayo de 2016.

CIRCULAR N° 01

Asunto: CIRCULAR QUE ORIENTA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE INSTITUCIONES PÚBLICAS, PRIVADAS, MUNICIPALES O ESTADALES.

Con el supremo compromiso sustentado en valores éticos, morales, humanísticos y culturales que coadyuven al funcionamiento del Sistema Educativo para la mayor eficacia política y calidad revolucionaria en la consolidación y fortalecimiento del socialismo, de conformidad con lo establecido en el artículo 102 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con el artículo 5, 6 numeral 2 literal “d”, artículos 13, 25, 26, 44, 45, 46 y 47 de la Ley Orgánica de Educación, y el artículo 16 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos; en uso de las atribuciones conferidas en el artículo 77, numeral 19 del Decreto Nº 6.217 con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública, artículo 16 del Decreto Nº 6.732 sobre Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Nacional, y artículos 4, 10, 16, 17, 18 y 26 de la Ley de Infogobierno; concatenado con lo dispuesto en los Artículos 1, 3, 4, 6 de la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos y los Artículos 124, 125, 129, 130, 131 y 132 del Reglamento de la Ley Orgánica de Educación; se imparten las siguientes orientaciones:

SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR GÜAICAIPURO:

Es el Sistema llevado para el Registro y Control de todos y todas quienes hacen vida en la Comunidad Educativa (Personal Directivo, Docentes, Administrativos, Obreros(as), Estudiantes, Padres, Madres, Representantes y/o Responsables, Consejos Educativos y Comunidad Educativa); también serán cargados todos los procesos de la escuela y la comunidad en su conjunto ( Proyectos, Planes, Programas, Circuitos, entre otros).

El Ministerio del Poder Popular Para la Educación (MPPE) avanza hacia la automatización de datas y procesos, en un primer momento (2002) con SINACOES el cual presentó algunas debilidades razón por la cual en el 2014 se da un salto cualitativo hacia el Sistema de Gestión Güaicaipuro el cual permite el ingreso de datas y procesos que son valiosos para el MPPE, esta sistema permitirá, en corto plazo, el otorgamiento de documentos probatorios de estudios de manera automatizada y, previa solicitud, las instituciones podrán utilizarlo como herramienta de verificación frente a requerimiento propios de esa institución.

Todos los planteles públicos y privados y todas las personas que se inserten en el Subsistema de Educación Básica a través de las Misiones Educativas y cualquier otro programa de contenido educativo creado por el Ejecutivo Nacional, deberán ser registradas en el Sistema de Gestión Escolar Güaicaipuro.

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PROCESOS A SER REALIZADOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR GUAICAIPURO


1.- Proceso de actualización de datos de las instituciones Educativas.
1.1.- Denominación, epónimos, datos generales, ubicación, niveles y modalidades, planes de estudios, aulas de clase, talleres, laboratorios, servicios, desarrollo endógeno.
1.2.- Datos estadísticos, total de matrícula inicial por sexo y niveles, indicadores educativos.

2.- Proceso de actualización de datos de estudiantes.
2.1.- Datos personales, representante, datos antropométricos, salud.
2.2.- Datos académicos, escolaridad, notas.

3.- Proceso de matrícula de estudiantes de los diferentes niveles y modalidades.
3.1.- Registro de estudiantes matriculados por niveles y modalidades.
3.2.- Verificación y validez de la información sobre matrícula con respecto a la estadística.
4.- Proceso de carga de notas de los estudiantes.
4.1.- Carga de notas para todos(as) los(as) estudiantes.

1.- ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL PLANTEL:
Al inicio de cada año escolar la Directora o el Director de las instituciones oficiales o privadas, nombrado(a) por las Autoridades Educativas correspondientes, recibirán el usuario y la clave del Sistema de Gestión Escolar Güaicaipuro a través de la Coordinación de Registro, Control y Evaluación de las Zonas Educativas con el propósito de iniciar los procesos de: actualización de la institución, carga de las matrículas y todos aquellos procesos que serán orientados por dicha Coordinación. Es importante resaltar, que se violenta el proceso de acreditación a aquellos(as) estudiantes que no son cargados(as) en el sistema, el incumplimiento de esta norma implicará responsabilidad civil, penal y administrativa.

2.- ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LAS Y LOS ESTUDIANTES

En la identificación de las niñas, niños, jóvenes, adultas y adultos de los niveles y modalidades del Subsistema de Educación Básica y de las diferentes Misiones Educativas se tendrá como documento válido de identificación, además de la Cédula de Identidad (V-E), el número del Pasaporte Diplomático, el número del Carnet Diplomático, el número del Pasaporte Extranjero o cualquier otra forma de acreditación o identificación que responda a los acuerdos suscritos válidamente por la República Bolivariana de Venezuela.

3.- PROCESO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES DE LOS DIFERENTES NIVELES Y MODALIDADES.

Además de la identificación señalada en el artículo anterior, todas las personas, que se inserten en el Subsistema de Educación Básica, Misiones Educativas y cualquier otro programa de contenido educativo creado por el Ejecutivo Nacional, deberán ser registradas en el Sistema de Gestión Escolar Güaicaipuro.

4.- PROCESO DE CARGA DE NOTAS DE LAS Y LOS ESTUDIANTES

Las instituciones educativas están obligadas a ingresar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al finalizar el año escolar, el Resumen Final de la Evaluación Estudiantil de todos los niveles y/o modalidades en el Sistema de Gestión Escolar. El incumplimiento de esta norma implicará responsabilidad civil, penal y administrativa.

En los Niveles de Educación Inicial y Educación Primaria, se utilizará la cédula escolar cuando el o la estudiante no posea alguno de los documentos indicados. La cédula escolar será creada a través del Sistema de Gestión Escolar, la misma tendrá validez hasta el momento en el cual el o la estudiante obtenga su documento de identificación.

CERTIFICADOS DE CULMINACIÓN Y/O TITULOS EN INICIAL, PRIMARIA y MEDIA GENERAL O TÉCNICA

1. En los Niveles de Educación Inicial y Educación Primaria: Al finalizar el año escolar se emitirá una boleta de promoción en los casos previstos en la normativa legal. El formato de este documento será elaborado por la Dirección General de Registro y Control Académico.

2. En la Modalidad de Educación de Adultas y Adultos, Nivel de Primaria: La Acreditación del Nivel de Educación Primaria, también podrá efectuarse mediante pruebas de conocimiento y experiencia a través de los planteles de esta modalidad o la Misión Robinsón I, II y Productiva. Al culminar la escolaridad se otorgará el Certificado Correspondiente.

La Acreditación de la Educación de Adultas y Adultos, y Títulos, de quienes hayan cursado estudios en las Misiones Educativas o cualquier otro programa de estudio creado por el Ejecutivo Nacional, será suscrita por la Autoridad Educativa de la entidad federal que corresponda.

3.- EN EL NIVEL DE MEDIA GENERAL O MEDIA TÉCNICA

En cumplimiento del artículo 125 del Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación (RGLOE) la cual establece... “para optar al Título de Bachiller o al de Técnico Medio en la especialidad correspondiente u otras credenciales de carácter académico, los interesados deberán haber aprobado la totalidad de las áreas, asignaturas o similares de los planes de estudio correspondientes y haber cumplido para el otorgamiento de los mismos, con los requisitos de carácter administrativo establecidos por el Ministerio del Poder Popular para la Educación”…

ORIENTACIONES QUE PERMITIRÁN EL OTORGAMIENTO DEL TITULO CORRESPONDIENTE:

La información de cada estudiante que ingresa al plantel, se carga en el sistema de gestión escolar los tres primeros meses del inicio del año escolar. La responsabilidad de dicha carga recae sobre la Directora o el Director del mismo. El Coordinador o la Coordinadora de Control de Estudios y/o Evaluación hará seguimiento de la carga de todos los procesos de cada estudiante en sus respectivas secciones (grado, año o semestre).
Si todos estos pasos se cumplen correcta y adecuadamente los expedientes de las y los estudiantes podrán ser verificados en el sistema de gestión y será responsabilidad de la Directora o Director del Plantel y su respectivo(a) Coordinador(a) de Control de Estudios cualquier situación irregular que se pudiera presentar con cualquier estudiante. El o la Docente Responsable, según Gaceta Ministerial, para la firma de los títulos de Bachiller o Técnico Medio, verificará a partir de este momento, que se cumplan todos los requisitos en el Sistema de Gestión Güaicaipuro.

SITUACIONES IRREGULARES: Es posible que algún(a) estudiante presente irregularidades tales como: cambio de datos, errores en planillas no imputables a las y los estudiantes, materias quedadas, equivalencias y transferencias extemporáneas o no aparece matriculado en el Sistema de Gestión Güaicaipuro. Estos casos serán solventados a través de la Coordinación de Control de Estudios y Evaluación de la respectiva Zona Educativa.

Al finalizar el proceso de verificación se levantará el Acta en la cual debe quedar expresado lo siguiente:

a) Listado de estudiantes a los(as) cuales se les otorgará el Título de Bachiller o Técnico Medio en las menciones correspondientes.
b) Listado de estudiantes a quienes no se les podrá otorgar títulos, una vez cumplidas todas las acciones para garantizarlo y haber notificado a su padre, madre, representante y/o responsable.
c) Estas listas deben ser publicadas en lugar visible en la institución, las mismas deben estar firmada por toda la Comisión en pleno, especialmente el(la) Supervisor(a) asignado(a) al plantel.
d) La fecha de esta Acta es la fecha que deberán llevar los títulos.

EL PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE LOS FORMATOS DE TITULOS

Este procedimiento del otorgamiento, la carga e impresión de los títulos será canalizado a través del Sistema de Gestión Escolar Gϋaicaipuro. En breve plazo el Sistema estará en capacidad de emitir todos los Documentos Probatorios de Estudios y las planillas que lo soportan.

El (la) Funcionario(a) Designado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación para la firma de los Títulos de Bachiller o Técnico Medio, deberá hacer una última revisión de:
  • · Listado de Aspirantes.
  • · Planillas de Resumen Final del Rendimiento Estudiantil SIGE
  • · Resuelto de Autorización de Funcionamiento, en caso de ser un plantel privado.
  • · El(la) Director(a) del Plantel, el(la) Coordinador(a) de Evaluación o Control de Estudio o el(la) docente autorizado por la Asamblea General de Profesores(as) y el funcionario(a) autorizado(a) por el Ministerio del Poder Popular para la Educación firmarán los Títulos y las Hojas de Registro cargada en el Sistema de Gestión Escolar Gϋaicaipuro en forma conjunta y simultánea.
NO SE DEBE SOLICITAR ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, SI SE REQUIERE DE ALGUNA VERIFICACIÓN HARÁ LA MISMA A TRAVÉS DE LOS MEDIOS QUE LE BRINDA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

SOBRE LOS TITULOS DE BACHILLER O TECNICOS MEDIOS

El Título de Bachiller o Técnico Medio se emitirá una sola vez por el plantel y tendrá validez a nivel nacional. Para su validez en el exterior deberán ser legalizados ante el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores.

La firma de Títulos de Bachiller o Técnico Medio debe hacerse en forma conjunta por los funcionarios autorizados y al finalizar, se debe levantar un acta cuyo modelo se anexa. (Anexo 1)

Los sellos que deberá llevar el titulo serán el de la Zona Educativa y el del Plantel. En el caso del sello de los planteles es necesario hacer la siguiente observación:

SELLOS DE PLANTELES OFICIALES:
  • Debe ser redondo, su tamaño debe ocupar una superficie inferior a 5cm x 5cm
  • En la parte superior debe indicar: República Bolivariana de Venezuela
  • En el centro el Escudo Nacional
  • En la parte inferior el Nombre del Plantel y el lugar donde está ubicado (Ciudad – Estado), Código del Plantel N.º……….
SELLOS PARA PLANTELES PRIVADOS:
  • Debe ser redondo, su tamaño debe ocupar una superficie inferior a 5cm x 5cm
  • En la parte superior debe indicar: República Bolivariana de Venezuela
  • En el centro debe llevar el logotipo del plantel
  • En la parte inferior el Nombre del Plantel y el lugar donde está ubicado (Ciudad – Estado)
  • Indicar “Inscrito en el MPPPE Código del Plantel N.º……….”
TITULOS QUE PRESENTAN IRREGULARIDADES EN SU ELABORACIÓN

A partir del año escolar 2015 – 2016, en el marco de las políticas de: Simplificación de Procesos Administrativos y Ahorros tanto energéticos y de papel, establece lo siguiente:

Cuando el Formato de Título sufrió daños antes o durante la impresión o se extravió:
Estos casos serán subsanados a través de la entrega al usuario o la usuaria de una Copia Certificada del Registro de Titulo (CCRT).

Cuando presentaron los siguientes errores:
1) Datos de los funcionarios o las funcionarias autorizadas para la firma del título
2) Datos de los o las docentes del personal directivo de la institución
3) Código o nombre de la mención, datos del plantel, año de egreso
4) Datos del o la estudiante: Nombres y/o apellidos, Cambio de número de cédula por Nacionalización, Cambio por el Número del Pasaporte, por Reconocimiento de parte de padre o madre, por acto administrativo del SAIME, fecha o lugar de nacimiento, cambio de nacionalidad.
5) Cuando se coloquen Sellos del Plantel o de la Zona Educativa que no correspondan.
6) Viole lo dispuesto en el Capítulo VI del Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación.
7) Presente borrones o enmiendas. Las firmas de los(as) funcionarios(as) autorizados(as) no sean autógrafas con bolígrafo de tinta negra o azul.

En todos estos casos procede la MODIFICACIÓN AL DORSO: Procedimiento a través del cual se hace la corrección del error al dorso del título o del documento probatorio que lo requiera.

Si un o una estudiante requiere se le otorgue el Título de Bachiller o Técnico Medio antes de la realización del acto académico, el o la estudiante hará una solicitud por escrito ante la Dirección del Plantel, anexándole los soportes que justifiquen la entrega inmediata del documento. El o la Director(a) está autorizado para entregarlo y para ello registrará la entrega en los controles correspondientes.

ACERCA DE LA ACTIVIDAD QUE BENEFICIE AL PLANTEL O LA COMUNIDAD

La actividad que beneficie al plantel o a la comunidad, podrá ser individual o en grupos y desarrollada durante uno de los años o semestres del nivel de Educación Media en sus dos opciones: Educación Media General y Educación Media Técnica y en la Modalidad de Educación de Jóvenes Adultos y Adultas (Artículo 25 y 26 de la Ley Orgánica de Educación). En los Liceos Bolivarianos y Escuelas Técnicas Robinsonianas, los Proyectos de Desarrollo Endógeno serán considerados como la actividad que da cumplimiento al Artículo 13 de la Ley Orgánica de Educación.

El o la Directora(a) del plantel designará un(a) Docente para coordinar la actividad a realizar por el(la) estudiante o grupo de estudiantes. Este docente no devengará remuneración adicional alguna por este concepto.

El(la) Docente Coordinador(a) de la actividad planificará ésta conjuntamente con los(las) estudiantes, padres, madres y representantes, para garantizar el cumplimiento de la misma. Las actividades podrán cumplirse en el marco del Plan de soberanía alimentaria y la agricultura urbana, se apoyarán con las comunidades y otros entes vinculados a la vida local, regional o nacional. Entre otros objetivos también se espera lograr la conservación, defensa y mejoramiento del medio ambiente y los recursos naturales.

Otras actividades que beneficien al plantel o a la comunidad podrán ser:
  • ü Actividades culturales, artísticas, científicas, técnicas o manuales.
  • ü Conformar Brigadas de Salud y bienestar social.
  • ü Educación física, deportes y recreación.
  • ü Proyectos de Desarrollo Endógeno.
El o la Directora(a) del Plantel y el(la) Coordinador(a) serán responsables del control, seguimiento y evaluación de la actividad a desarrollar. La Dirección del Plantel expedirá constancia del cumplimiento del Artículo 13 de la Ley Orgánica de Educación a cada estudiante que haya cumplido la actividad.

IMPORTANTE.

DADO EL CARÁCTER FORMATIVO Y PEDAGÓGICO DE LA ACTIVIDAD PREVISTA EN EL ARTÍCULO 13, ÉSTA NO PODRÁ SER SUSTITUIDA EN NINGÚN CASO, POR EL APORTE ECONÓMICO O MATERIAL DEL (LA) ESTUDIANTE, PADRE O REPRESENTANTE.

CONSIDERACIONES FINALES.

Del Acto Académico. Lineamientos Generales sobre Actos Académicos.

Al culminar cada año escolar el Nivel de Inicial y Primaria, y en Media General o Media Técnica del Régimen Regular o semestre de Educación de Adultos, en cada plantel es obligatorio la realización de un acto académico, para el otorgamiento de Certificado de Promoción en el Nivel de Inicial y Primaria y/o Títulos de Bachiller o Técnico Medio.

El o la Directora(a) del Plantel fijará la hora y fecha para la realización del acto académico, que será después de la firma de Títulos por los funcionarios autorizados.

El acto académico debe realizarse en el plantel, salvo excepciones autorizadas por la Zona Educativa, espacios que no generen gastos para los padres, madres o representantes o para el plantel.

El acto se iniciará rindiendo honores a los símbolos de la patria y de la entidad federal correspondiente, luego un docente elegido en Asamblea General de Docentes expondrá un tema relacionado con el epónimo de la promoción. Este epónimo es nacional y será designado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación mediante resolución.

La realización del acto académico bajo ninguna circunstancia debe implicar gastos del(la) estudiante, padre o representante y los(as) graduandos(as) asistirán a este acto, con su uniforme habitual.

Los planteles sólo están autorizados para la realización de actos académicos para el otorgamiento de Certificado de Promoción en el Nivel de Inicial y Primaria y/o Títulos de Bachiller o Técnico Medio.

Todos(as) los graduandos(as), sin ningún tipo de discriminación o exclusión, tienen derecho a asistir al acto académico.

El o la Directora(a) del Plantel debe llevar un Libro de Actas de registro de entrega de Títulos de Bachiller o Técnico Medio en el cual firmarán los(las) estudiantes.

Lo no previsto en la presente circular será resuelto por la Dirección General de Registro y Control Académico del Ministerio del Poder Popular para la Educación.



Se dejan sin efecto las siguientes Circulares:

Circular N° 006 del 23/03/2010, expedición de Certificados Notas Credenciales y Títulos Oficiales que Acreditan Conocimientos.

Circular N° 01 de fecha 20/09/2007, Inscripciones en Educación de Adultos en Planteles Oficiales.

Circular N° 01 de fecha 15/09/2008, Sistema Nacional de Control de Estudios (SINACOES)

Circular N° 0003 de fecha 18/06/2009, Otorgamiento de Títulos de Bachiller o Técnico Medio por las Zonas Educativas respectivas.

Circular N° 0004 de fecha 23/06/2009, Matrícula Inicial.

Circular N° 04 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 28/06/2004, Resumen Final de la Evaluación (Educación Básica) (1° a 6° grado).

Circular N° 0005 de fecha 23/06/2009, Modificación de Matrícula.

Circular N° 05 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 02/07/2003, Certificación de Calificaciones, Régimen Regular.

Circular N° 0006 de fecha 23/03/2010, Expedición de Certificados, Notas, Credenciales y Títulos Oficiales que acrediten conocimientos académicos en los Niveles y/o Modalidades del Subsistema de Educación Básica.

Circular N° 06 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 28/10/2004, Matrícula Final, Educación Inicial.

Circular N° 08 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 02/07/2003, Certificación de Calificaciones, Educación del (la) Adulto (a).

Circular N° 0009 de fecha 31/05/2011, Recepción y Revisión de las Planillas que registran la Evaluación General de los y las Estudiantes.

Circular N°10 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 02/07/2003, Hoja de Registro Plantel.

Circular N° 13 (Modificada al 30/03/2007) de fecha 02/07/2003, Procedimiento para el Otorgamiento de Títulos de Bachiller o Técnico Medio en los Planteles.

Circular N° 16 (Modificada al 30/03/2007) del 02/07/2003, Cambio en los datos de Identificación.

Circular N° 18 (Modificada al 30/03/2007) del 02/07/2003,Modificación al Dorso.

Circular N° 19 (Modificada al 30/03/2007) ,del 02/07/2003, Copia Certificada de Registro de Certificado de Educación Básica.

Circular N° 1 de fecha 30/03/02007, Copia Certificada de Registro de Título de Bachiller y/o Técnico Medio.


PROF. JAVIER E. ROJAS M.
Director General de Registro y Control Académico
Resolución Nº 025 de fecha 25 de Marzo de 2014 del
Ministerio del Poder Popular para la Educación.
Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
Nº 40.379, de fecha 25 de Marzo de 2014.
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